¿Qué es CPQ?

Las siglas CPQ en inglés significan Configuración, Precio y Cotización y su software ayuda a los vendedores a elaborar cotizaciones con múltiples opciones configurables.

La razón principal para usar CPQ es la existencia de productos que tienen demasiadas combinaciones posibles como para prepararlas por adelantado.

Tomemos como ejemplo un producto que se configura mediante cinco preguntas, cada una con cinco posibles respuestas que pueden combinarse libremente. El número de combinaciones para estas cinco preguntas es de 3.125. Ahora, aumenta el número de preguntas a diez. Esto aumenta el número de combinaciones a 9.765.625, lo que se conoce como una explosión combinatoria.

Preparar todas las combinaciones por adelantado deja de ser una alternativa viable, y un proceso optimizado desde la cotización hasta la producción requiere un sistema especializado.

Al utilizar CPQ, las empresas pueden generar precios y cotizaciones personalizadas de manera rápida y precisa para cada cliente.

El sistema guía al vendedor o al cliente a través del proceso de selección y combinación de características, asegurándose de que no se hayan elegido incompatibilidades y de que todas las preguntas necesarias hayan sido respondidas.

El sistema CPQ también permite visualizar el producto configurado en 3D, una funcionalidad cada vez más común, especialmente para productos de configurables como automóviles, armarios y garajes.

Los desafíos para las empresas con productos con múltiples opciones no acaban tras enviar la carta de cotización. Una vez que el cliente realiza un pedido, se necesita una lista de materiales para las etapas de compra, planificación y producción, así como instrucciones configuradas para ensamblaje y pruebas.

El cliente también podría solicitar hojas de datos personalizadas, dibujos CAD y listas de piezas de repuesto. Por ello, muchos sistemas CPQ van más allá de Configuración, Precio y Cotización, ayudando a las empresas a afrontar otros desafíos relacionados con productos complejos.

Los sistemas CPQ también suelen integrarse con otros programas, como sistemas ERP, CRM y plataformas de comercio electrónico. A través de las integraciones, se puede evitar la duplicación de trabajo, y otros sistemas pueden aprovechar las automatizaciones realizadas por los sistemas CPQ.

La siguiente lista incluye funcionalidades que la mayoría de los principales proveedores de CPQ ofrecen, mientras que se han excluido áreas específicas como la visualización en 3D.

1. Expansión de la red de ventas
   Cuando se facilita la creación de cotizaciones, ya no se requieren las mismas habilidades y experiencia, lo que hace que sea más fácil encontrar nuevos vendedores y distribuidores.
   
   
2. Respuesta más rápida con las cotizaciones
   Los vendedores son guiados a través de preguntas preparadas, y el sistema genera automáticamente la carta de cotización.
   
   
3. Pedidos sin errores
   Las reglas del sistema evitan selecciones que no funcionan técnicamente y aseguran que todas las preguntas necesarias sean respondidas.
   
   
4. Automatización del proceso de pedidos
   Las listas de materiales (BOM) con secuencias de operación vinculadas se generan automáticamente y otras informaciones de pedido, como las instrucciones de ensamblaje y pruebas, también puede automatizarse.*
   
   
5. Ventas más estandarizadas
   Al guiar y presentar soluciones estándar alternativas, se reduce el número de pedidos con soluciones especiales que requieren desarrollo.
   
   
6. Descarga de trabajo para I+D
   Como los vendedores son guiados y las reglas evitan errores, normalmente no es necesario que I+D tome parte en el proceso de ventas y pedidos.
   
   
7. Reducción de la administración para vendedores
   Los vendedores ya no necesitan redactar cartas de cotización, y los precios exactos se calculan automáticamente.
   
   
8. Manejo fácil de pedidos repetidos
   Las cotizaciones enviadas con anterioridad o los pedidos realizados se pueden copiar con actualización automática de precios y listas de materiales (BOM), de modo que el vendedor solo necesita tener en cuenta las nuevas preguntas u opciones.*
   
   
9. Disponibilidad inmediata de nuevas opciones y productos
   Las nuevas opciones y productos se preparan en la herramienta de modelización y, una vez lanzados, están disponibles de inmediato.
   
   
10. Introducción ordenada de nuevas listas de precios
    El sistema realiza un seguimiento de qué versión de la lista de precios se está utilizando, recomienda la versión correcta pero permite el uso de listas de precios antiguas según el período de gracia establecido.*

* Esta descripción se aplica a cómo Combinum CPQ implementa este beneficio en concreto.